Una de las batallas más duras que han tenido siempre los hoteleros españoles —a parte de comercializar sus establecimientos—ha sido siempre la de cobrar a tiempo.

Hay agencias de viajes y tour operadores que tienen verdaderos manuales para retrasar los pagos a los establecimientos, y más de 101 escusas para no pagar de la forma correcta y cumpliendo sus contratos.

La gestión eficiente del periodo medio de cobro establece la diferencia muchas veces entre ganar o perder o llevar un negocio a la quiebra.

Los retrasos de 60, 90 o 120 días que llegan muchas veces a seis meses de retraso; el pagar con pagarés a 30 o 60 días más de plazo hace que perjudiquen la operativa y las líneas de crédito de los establecimientos que están siempre con el agua al cuello.

Luego están los que a los 60 días te dan un confirming para otros 60 días… En fin lo de pagar siempre tarde hace que muchos hoteleros se lancen a fórmulas de comercialización de OTAS donde el pago es inmediato o por adelantado a fin de no financiar a las agencias de todo tipo que se creen que el hotelero es el banco de España y donde venden y venden y después de un gran verano con una gran ocupación se las ven y se las desean para poder pagar a sus empleados y a sus proveedores a tiempo.

Cuando me preguntan muchos clientes sobre dar crédito a muchos proveedores les digo la frase: “no money no room”, No hay crédito. Prepago si quieres dormir tranquilo.

Hemos llegado a valorar que el coste de las reclamaciones de créditos con las agencias de viajes y touroperadores en España llegan a tener un coste incremental del 6,7% adicional a la cantidad pendiente de adeudo.

El Periodo Medio de Cobro (PMC) es un indicador financiero clave que permite a los hoteles medir el número medio de días que tardan en cobrar las ventas realizadas a crédito. Este dato es especialmente relevante en el sector hotelero, donde una gestión eficaz de la tesorería puede marcar la diferencia entre una operación saneada y una situación de tensión de liquidez.

Fórmula del PMC

La fórmula general para calcular el Periodo Medio de Cobro es:

PMC = (Clientes (sin IVA) / Ventas) × 365

Clientes (sin IVA): Representa el saldo pendiente de cobro al final del periodo contable.

• Ventas: Ingresos obtenidos por la prestación de servicios hoteleros durante el mismo periodo.
• 365 días: Se usa para estandarizar el resultado a un año.

Ejemplo Práctico

Imaginemos un hotel en España con las siguientes características:

• 100 habitaciones
• 75% de ocupación media anual
• Precio medio por habitación/día: 100 €

Cálculo de Ventas Anuales

• Ocupación diaria: 100 habitaciones × 75% = 75 habitaciones ocupadas por día
• Ingresos diarios: 75 habitaciones × 100 € = 7.500 €
• Ventas anuales: 7.500 € × 365 días = 2.737.500 €

Supongamos que el saldo pendiente de clientes (sin IVA) al cierre del año es de 273.750 € (el 10% de las ventas anuales).

• Aplicando la fórmula:
• PMC = (273.750 / 2.737.500) × 365 = 36,5 días.
• Esto significa que, en promedio, el hotel tarda 36,5 días en cobrar las ventas realizadas.

Soluciones para Reducir el Periodo Medio de Cobro

Reducir el PMC implica mejorar el flujo de caja y optimizar los procesos de cobro. Aquí están las principales estrategias:

1. Fomentar el pago por adelantado

Ofrecer descuentos u ofertas especiales a clientes que pagan al momento de la reserva o antes del check-in.

2. Reforzar el uso de tarjetas de crédito

Incentivar que las reservas se garanticen con tarjeta y se cobren automáticamente al hacer el check-out.

3. Implementar políticas de crédito estrictas para empresas

Evaluar la solvencia de las agencias o empresas que reserven a crédito y limitar el plazo de pago.

4. Usar tecnología de facturación automática

Automatizar la emisión de facturas al momento del check-out agiliza el proceso de cobro.

5. Establecer recordatorios y seguimiento proactivo

Un sistema CRM o ERP puede programar recordatorios automáticos para facturas vencidas.

6. Ofrecer múltiples métodos de pago

Facilitar el cobro ofreciendo opciones como Bizum, PayPal, transferencias inmediatas, etc.

7. Revisar acuerdos con agencias de viaje

Negociar mejores condiciones de pago con touroperadores o aplicar recargos por pagos tardíos.

8. Cobro por auto check-out o móvil

Permitir al cliente pagar desde su móvil mejora la eficiencia y evita olvidos o retrasos.

9. Facturación electrónica con firma digital

Reduce tiempos de envío y validación, especialmente útil en cuentas corporativas.

10. Externalizar la gestión de cobros

Contar con una empresa especializada puede acelerar los cobros pendientes sin afectar la relación con el cliente.

El Periodo Medio de Cobro es un indicador vital en la gestión financiera de cualquier hotel. En un entorno como el español, donde la estacionalidad y la dependencia de intermediarios son factores importantes, tener un PMC bajo permite liberar liquidez, reducir riesgos financieros y operar con mayor eficiencia.

La aplicación combinada de tecnología, políticas claras y seguimiento puede reducir significativamente los días de cobro y mejorar la rentabilidad hotelera y eliminar los sufrimientos del hotelero español.

*Jesús Menéndez López es CEO de Hotel Mystery Guest. Cuenta con MBA en Gerencia y Dirección hotelera por la Universidad Politécnica de Madrid y ha realizado estudios en UCC (University College Cork, Irlanda).

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