Si consideramos un hotel como un ser vivo, el Property Management System (PMS) sería el equivalente al sistema nervioso central. El PMS hoteles permite al gestor del establecimiento ver, oír y percibir qué ocurre e interactuar en consecuencia; dota de habilidades funcionales al establecimiento (sistema de check in/out, asignación de habitaciones, facturación, etc.); y, sobre todo, coordina todos los elementos que intervienen en la operativa diaria para hacerlos funcionar de forma orgánica y eficiente, automatizando procesos repetitivos.

Ante esta perspectiva, la elección del PMS hoteles adecuado se convierte en una decisión vital para el hotelero que, antes de contratar el adecuado, debe plantearse ciertas preguntas.  

  1. ¿En qué se especializa mi hotel y qué necesita? El mercado está lleno de todo tipo de PMS hoteles, que van desde genéricos a más especializados. La cantidad de herramientas con las que cuentan puede incrementar el precio, por lo que una buena forma de controlar la inversión es valorar qué caracteriza a nuestro hotel y qué necesidades tiene. No hará uso de las mismas funcionalidades un establecimiento pequeño, uno grande, uno especializado en eventos o en wellness, por ejemplo.
  2. ¿Opto por una versión de escritorio o un sistema en la nube?  La de escritorio requiere la instalación en los ordenadores del hotel, un servidor propio y la contratación de personal IT. Esto supone un mayor gasto, pero garantiza su funcionamiento sin conexión a Internet —que puede fallar en hoteles aislados o zonas con mal servicio—. El modelo en la nube ofrece ubicuidad, pues puede usarse desde móviles; además, los costes son menores (pago de suscripción a empresa externa). Sin embargo, los problemas de conexión se pueden traducir en la paralización total.
  3. ¿Se integrará a las herramientas que utilizo? Es muy importante que el PMS hoteles se integre con otras herramientas esenciales como el Channel Manager hoteles, el motor de reservas o los principales canales de distribución (como OTAs). También es interesante que sea compatible con sistemas de mensajería con clientes.
  4. ¿Va a facilitar procesos? El sistema debe ser intuitivo y fácil de utilizar. No tiene sentido contratar uno que dificulte el trabajo o que provoque más tiempos de espera a los clientes, por ejemplo, en el Check-in. Para ello es clave que se ajuste a la empresa y que permita automatizar las tareas repetitivas —si el empleado no tiene que realizar este tipo de tareas puede concentrarse totalmente en la atención a los huéspedes—. Un error es dar por hecho que lo que ofrece es lo único que tiene. Pregunta a la empresa qué módulos están por llegar o incluso si puede desarrollar módulos para ti y cuál es su coste.
  5. ¿Ofrece formación y soporte de calidad? Un punto a favor de un sistema PMS hoteles es el soporte ante dudas o incidencias. Valora no solo su disponibilidad, sino el idioma, las vías (correo, mensajería, teléfono…), la velocidad y la calidad, así como si supone un coste extra. También es importante si el proveedor ofrece programas de formación para la plantilla del hotel.