¿Cuál es el lugar más adecuado para un almuerzo de negocios? ¿Dónde debe situarse cada comensal? (atención a los rangos) ¿qué menú se debe elegir? ¿Quién es correcto que pida el vino? ¿Cuándo entrar en faena y hablar de trabajo?
Todos acudimos a comidas de trabajo para estrechar lazos con un futuro cliente, presentar un nuevo proyecto al jefe o cerrar un trato. Y aunque estas reuniones suelen ser efectivas, hay que tener precauciones para sacarles partido. Porque un almuerzo puede mejorar las relaciones...¡o empeorarlas!. Si no controlas bien todos los detalles organizativos, pueden convertirse en un fracaso y empeorar el negocio en vez de ayudar a cerrarlo adecuadamente.
Todos acudimos a comidas de trabajo para estrechar lazos con un futuro cliente, presentar un nuevo proyecto al jefe o cerrar un trato. Y aunque estas reuniones suelen ser efectivas, hay que tener precauciones para sacarles partido. Porque un almuerzo puede mejorar las relaciones...¡o empeorarlas!. Si no controlas bien todos los detalles organizativos, pueden convertirse en un fracaso y empeorar el negocio en vez de ayudar a cerrarlo adecuadamente.
Por ejemplo, factores como el abuso de alcohol ocasionan que, al día siguiente, tanto el anfitrión como el cliente se replanteen el acuerdo o se arrepientan y den marcha atrás en un asunto que en el momento de la comida y con una botella de vino se daba por cerrado.
"Ir a comer como norma, sin pensar en un objetivo claro y por pura rutina, aumenta el índice de fracasos de las comidas de trabajo". El protocolo recomienda organizar cualquier comida teniendo en cuenta la invitación, ubicación de los asistentes, elección del menú y servicio pero "en las comidas de negocios además hay que tener en cuenta que se trata un acto de relación social en el que se van a tratar cuestiones de negocios"
Por ello " es fundamental elegir cuidadosamente el sitio (cuanto menos ruidoso posible), el lugar de cada invitado (siguiendo normas que permitan el acercamiento entre ellos pero manteniendo sus rango), las formas de recibir (nunca esperar sentado a que lleguen los demás), el cuándo y el cómo tratar el tema business en cuestión o la elección del menú".
¿Cómo podemos acertar a la hora de elegir la comida? "Evita los excesos. Una buena opción puede ser cerrar un menú previamente con dos o tres variaciones". De no ser este el caso " el invitado debe elegir primero y el anfitrión escoger en consonancia. También la responsable que invita es responsable de elegir el vino. A la hora de empezar, esperar a que el que convoca sea el primero en empezar a comer. Y si hay una presentación, algo frecuente en estas comidas, el primer plato se sirve cuando el orador termine.
Antes que el sexo prima el cargo
Naturalidad. En ésta, como en casi todas las situaciones de la vida, puede ser tu gran aliada, aunque también es importante "cuidar la forma de vestir, el lenguaje no verbal y las normas de educación básicas ya que el objetivo es caer bien y ganarnos la confianza". Hay que estar alerta siempre y no relajarse ante una copa de vino para cometer errores como "salir a fumar o, quitarse la americana".
Para las mujeres, otros ejemplos de dudas frecuentes son qué hacer con el bolso, se recomienda "no dejarlo en el suelo ni encima de la mesa. La mejor opción es sobre una mesita baja (si la hubiera) o colgarlo de la silla". Y ¿cómo debemos reaccionar si nos manchamos en un descuido? No es correcto limpiarse en la mesa o, peor aún, utilizar el consiguiente anti-manchas con olor. Lo mejor sería pasarlo por alto o limpiarnos en el cuarto de baño si no es posible ignorarlo.
Con mujeres y hombres en una misma mesa ¿se debe seguir un protocolo especial? "En una comida de negocios, antes que el sexo de las personas, debe primar el cargo que ocupan.De esta manera se rompen ciertas normas sociales existentes entre los sexos, para igualarlas entre colegas de trabajo. La mujer, igual que el hombre no debe renunciar a su género pero tampoco adoptar posturas sociales de mujer, precisamente porque a ella le ha costado más llegar hasta donde está.
No hay que renunciar a la condición femenina pero sí actuar como el cargo que se ostenta. Lo que está claro es que tanto hombres como mujeres buscamos siempre causar la mejor impresión porque "si lo conseguimos con el primer contacto ganaremos la confianza de nuestro invitado". Nuestra imagen profesional no siempre se corresponde con nuestra vida personal. Puede resultar negativo dar pistas sobre nuestro estilo de vida fuera de la oficina, nuestras aficiones o familia. Es mucho mejor ser precavidos. El consejo es, ante todo, mucha discreción y frente a preguntas incómodas cambiar de tema con un "te cuento otro día".
Las notas para el momento del café
Nada debe dejarse al azar, desde el saludo inicial (en España dos besos cuando hay confianza o la mano si no la hay) hasta la planificación exacta del comienzo y el final de la comida. "Una buena idea es saber previamente la disponibilidad de las personas asistentes para marcar los tiempos, ya que la duración del encuentro no debe extenderse más allá de hora y media".
Con todo planificado ¿cuándo es correcto empezar a hablar del tema del trabajo? "No es correcto tomar apuntes o hablar de negocios directamente el almuerzo". Se debe entrar realmente en materia tras los postres, a la hora del café. En ese momento sí podemos hablar utilizar documentos o notas. Durante la comida sólo pueden tratarse esos temas muy vagamente".
Y ¿qué hacemos con los dispositivos durante la comida? "Sólo se deben utilizar para cuestiones urgentes. No tiene sentido prescindir de la tecnología porque está presente en nuestras vidas, pero eso no quiere decir que se conteste a todas las llamadas, ni por supuesto se mire el WhatsApp". El móvil, es mejor apagarlo, o por lo menossilenciarlo. "Sólo podemos tenerlo encendido si estamos llamando una llamada muy importante, relacionada con el tema que nos ocupa, y siempre avisando a nuestro acompañante. Cuando hayamos recibido dicha llamada debemos apagar y guardar el móvil durante el resto del almuerzo.
Por último, el mejor consejo es que " sólo se deberá planificar una comida cuando de verdad sea necesaria. Si no lo es, los negocios se hacen mejor en los despachos".
Beatriz Ibáñez Echeveste
Técnico Recursos Humanos especialidad Desarrollo y Formación del personal. Ayuda a Nuevos Emprendedores.
